Por José María Daza Sánchez
El tema a tratar en esta columna, que amablemente me publica el informativo digital Chocó7Días.com es tan amplio que requeriría varias versiones. Sin embargo, trataré de ser lo más sucinto posible.
Esta frase recoge toda la temática relacionada con los documentos que respaldan la historia de un país en general: “El que no conoce la historia está condenado a repetirla”, en el mismo sentido, la frase original, señala: «Quienes no pueden recordar el pasado están condenados a repetirlo» originaria del filósofo estadounidense George Santayana.
La Constitución Política de Colombia establece que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, con algunas excepciones y normativamente determina las obligaciones del Estado con los archivos
- “El Estado está obligado a crear, organizar, preservar y controlar los archivos.
- Las entidades del Estado deben conformar un archivo central institucional.
- Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental.”
Con base en esos principios, se emite y promulga la Ley General de Archivo, Nº 594 de 2000, del 14 de julio y consolida toda la normatividad en la Circular 001 de 2024 del Archivo General de la Nación.
En su Artículo 2º, indica, que esta ley aplica a la “administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.” Y el siguiente artículo define algunos conceptos atinentes al tema, como un glosario.
“Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.”
“Archivo privado de interés público. Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.”
“Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.”
“Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”
Dentro del desarrollo del tema, hay una herramienta fundamental llamada “Tabla de Retención Documental”, que es “un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.” Es un instrumento archivístico que clasifica documentos de una entidad.
Las TRD permiten entre varias acciones establecer qué documentos tiene una entidad. Determinar la importancia de los documentos en términos de tiempo de conservación. Saber qué hacer con los documentos cuando finalice su vigencia. Manejar la información de manera optimizada. Controlar la producción documental. Administrar la información de manera eficiente. Regular la transferencia documental y consolidar procesos administrativos
Complementariamente a este proceso del manejo de la Gestión Documental, se emite la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública – NTCGP 1000:2004 que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad. Norma que determina los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad aplicable a todas las entidades públicas. Esta se basa en la norma internacional ISO 9001:2015, (está en desarrollo la actualización de la versión 2025) adaptada específicamente para el ámbito de la gestión pública y que deben aplicar absolutamente todas las entidades de los diferentes niveles. Esta norma dentro del modelo de gestión de la calidad exige, entre otros aspectos, la organización de la gestión documental que incluye desde la generación interna y la recepción de documentos externos, es decir la correspondencia externa e interna, el archivo de cada área y el manejo y traspaso de documentos al archivo central.
Ya hoy en día no se requiere mantener esos archivos en físico, tanto tiempo, dado el avance tecnológico que permite la digitalización de los documentos, desde su ingreso o creación, lo cual concibe la reducción de uso del espacio físico y la aglomeración de tanto papel.
Ahora bien, además se creó la Campaña “Cero Papel”, como estrategia destinada a eliminar el uso de papel en las oficinas. El objetivo es mejorar la comunicación entre áreas y optimizar los recursos.
Entre los beneficios de la campaña “Cero Papel”, está el ahorro en costos, papel y espacio de almacenamiento, la reducción de tiempos de búsqueda de archivos, el acceso rápido a la información, mejora de la comunicación entre dependencias y la sustentabilidad medioambiental, entre otros.
Para implementar una campaña “Cero Papel”, se requiere: seleccionar un líder para la estrategia; conformar un equipo de trabajo; documentar los costos y ahorros; formalizar el compromiso de la empresa con la estrategia; reducir el volumen de impresiones y fotocopias; implementar el uso de firmas digitales; implementar la automatización de procesos y los proyectos de escaneo desde el ingreso del documento a la entidad.
No es fácil, porque las administraciones son permisivas con el desorden en los archivos para poder esconder sus malas acciones, pero todas las entidades tienen la obligación de organizar el sistema de gestión documental.
