Por José María Daza Sánchez
El discurso sobre la transparencia y el acceso a la información tiene raíces en la segunda mitad del siglo XX, impulsado por instrumentos internacionales como la Declaración Universal de Derechos Humanos (1948) y el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos (1966). A nivel nacional, varios países comenzaron a implementar leyes específicas a finales de los 90 y principios de los 2000, como México en 2002, que promulgó su primera ley federal en ese año.
El derecho a buscar y recibir información está reconocido en la Declaración Universal de los Derechos Humanos (Artículo 19) y en el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos (Artículo 19), sentando las bases para su desarrollo posterior.
El propósito siempre ha sido dar claridad y facilidad de la información al común del pueblo. Que se entere del accionar de los administradores públicos y así pueda verificar cómo se ejecutan los recursos, cuáles son las decisiones que está tomando y que se pueda entender si son benéficas o contraproducentes para las comunidades, para sus electores. Pese a estos requerimientos, esos elegidos por el pueblo, asumen el poder y esconden todo lo posible buscando el beneficio personal o de clase y de no ser por, en algunos casos, el periodismo investigativo no se entera el público de esas determinaciones que seguramente están afectando sus intereses.
Dentro de este esquema de hacer conocer la información se ha desarrollado el tema de la “Gestión Documental” como una herramienta para que haya una trazabilidad del actuar de los funcionarios públicos.
Un Sistema de Gestión Documental (SGD) es una solución de software para administrar, organizar y archivar eficientemente documentos electrónicos. Reemplaza los archivos físicos y ayuda a digitalizar, almacenar y recuperar información de manera centralizada. Sus principales funciones incluyen la gestión de versiones, flujos de trabajo, colaboración y seguridad, lo que optimiza los procesos, reduce costos y ahorra tiempo para las organizaciones.
Dentro de las características principales están la centralización, la digitalización, el control de versiones, los flujos de trabajo, la seguridad de la información, permite la búsqueda avanzada.
Dentro de los beneficios en la implementación de un SGD está el ahorro de tiempo, la reducción de costos, incluido el del espacio físico, una mayor productividad, la gestión de riesgos y, además, la colaboración eficiente.
La gestión documental en Colombia se regula principalmente por la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, que establece los principios y reglas generales, y por el Decreto 2609 de 2012, que reglamenta las disposiciones para las entidades del Estado, incluyendo las normativas para la gestión de documentos electrónicos. Otras normativas importantes incluyen acuerdos del Archivo General de la Nación, como el Acuerdo 0040 de 2019, y estándares técnicos como la NTC 5397.
Este sistema incluye, entre otros, el control de la correspondencia, tanto interna como externa y a estas alturas del siglo XXI no deberían existir instituciones o dependencias del estado en ningún nivel que no esté aplicando los procedimientos y las herramientas para el manejo de la documentación y el archivo. No es posible que en municipios y en ocasiones gobernaciones u otras instituciones se esté radicando la correspondencia en un libro, de manera manual y no se tenga un sistema como el llamado “Orfeo” que permite hacerle control y seguimiento y tener la trazabilidad de esa correspondencia y de la documentación en general. Claro mantener el desorden archivístico y documental permite esconder esos trámites que no se deben mostrar públicamente.
Dentro de este tema está incluido el deber de tener cada institución una página web, creadas desde la política de “Gobierno en Línea” en donde deben publicar la información relacionada con los estados financieros, la presupuestal, desde el proyecto de presupuesto hasta la ejecución mensual y definitiva, los procesos de contratación incluidas las convocatorias y el resultado final, entre otros, todo esto en desarrollo de las políticas anticorrupción y accesibilidad a la información y a la atención al ciudadano . Y revisa uno las páginas de los municipios y del departamento del Chocó y no permanecen actualizadas. El Ministerio de las Tecnologías de la Información (TICS) emitió entre tantas normas atinentes, la Resolución 1519 de 2020, del 24 de agosto, en la cual se establecen los parámetros para el manejo de las páginas web de las entidades públicas. Ya la Procuraduría lo había exigido. Fundamental que se aplique, dada la relevancia en materia de mostrar y publicar la información importante de gestión de cada organismo, en aras de esa tan trillada palabra de “TRANSPARENCIA” que llena la boca de los políticos en discurso antes de ser elegidos y que después la convierten en “TRAMPARENCIA
